Conseils

S’organiser avec le « Batch Working »

Salut les auteurs,

Dans cet article, j’avais envie de vous parler d’une technique d’organisation et de productivité que j’utilise personnellement et qui a fait ses preuves.

Concrètement, j’ai découvert le terme il y a peu, c’est donc une technique que j’utilisais, sans vraiment savoir qu’il s’agissait d’une technique de productivité et d’organisation. Et je me suis donc dit que j’allais vous en parler.

Souvent, lorsqu’on a plusieurs choses à faire, lorsqu’on a plusieurs activités, on a tendance à s’éparpiller, à vouloir tout faire et à se noyer. Je ne vais pas vous reparler de l’importance de l’organisation et d’avoir un planning, mais sachez que ça me semble essentiel!

La technique du Batch Working permet donc de mener plusieurs tâches, plusieurs activités en étant plus efficace et sans se noyer. Le cerveau étant plutôt conçu pour n’effectuer qu’une tâche à la fois, cette méthode s’adapte parfaitement à nos capacités.

Le but de cette méthode est de regrouper les tâches similaires sur un créneau horaire spécifique et de toutes les traiter au même moment pour ne plus y revenir ensuite.

Il existe plusieurs manières de l’adapter: réunir les tâches sur une journée, sur une matinée ou sur un créneau horaire précis. Personnellement, je n’aime pas l’organisation à la journée car je me lasse de ce type de choses. J’ai besoin de changer d’activité au cours de ma journée, mais ça peut correspondre à d’autres évidemment.

Par exemple, lorsqu’on prépare ses publications pour les réseaux sociaux, il faut faire des photos, les retoucher (mettre un filtre, un texte etc), préparer les descriptions et programmer. L’idée c’est de faire toutes les photos au même moment, de les retoucher ou de faire un montage sur un autre créneau horaire et de programmer ou préparer les descriptions à un autre moment. Trois créneaux différents qui peuvent vous permettre de préparer les publications d’une semaine entière par exemple. En gros, imaginons, vous faites toutes vos photos le samedi. Le mardi, vous bouclez un moment pour préparer les visuels et les montages, enfin le samedi, vous programmez toutes vos publications de la semaine suivante en écrivant vos descriptions. C’est évidemment un exemple, mais c’est pour vous donner une idée.

Autre exemple, lorsque je prépare les Newsletters de Rêve d’Auteur, j’ai un planning établi à l’avance. Fin juin, j’écris le planning entier de juillet (articles, newsletters, vidéos, épisodes de podcast etc). Ce qui fait qu’en début de mois, je vais prendre un créneau pour écrire toutes mes Newsletters du mois à l’avance. Sur un autre créneau, je vais écrire tous mes articles. Et ainsi de suite. Cela ne veut pas dire que je n’écris pas certains contenus sur le fil, ou la semaine d’avant, que je ne modifie pas mon planning etc Bien sûr que si, il y a des aléas. Parfois les articles sont longs et je n’en écris qu’un parce que je n’ai pas envie d’en enchaîner. Mais cette organisation me permet d’avancer plus vite et d’avoir de l’avance sur mes contenus sans me stresser.

Pour les podcasts, c’est la même chose, je prépare mes scripts sur un temps donné (plusieurs d’avance), je les enregistre à la suite à un autre moment. Ce qui me permet de ne pas prendre de retard et de programmer mes épisodes. Dernièrement j’ai programmé 4 podcasts, j’ai donc été tranquille pendant 4 semaines.

Vous pouvez aussi vous dire, je réponds à mes mails tous les jours de 11h à 12h par exemple. Ou tous les mardis et vendredis. Ce qui permet de ne pas se rendre sur sa boite mail 10 fois par jour.

C’est la même chose lorsqu’on prend un rendez-vous d’écriture avec soi-même. Tous les jours de 8h à 10h, vous écrivez. C’est dans le même genre d’idées, dans un contexte différent bien sûr.

Les avantages?

Cela vous permet d’être organisé et de prendre de l’avance sur vos contenus (qu’importe le genre de contenu).

C’est un moyen d’être plus productif, car en étant concentré sur une unique tâche pendant un laps de temps déterminé, on avance plus vite, on reste focus et on ne perd pas de temps à changer d’activité, à se mettre au travail etc.

Cela évite de repousser certaines tâches, de ne pas avoir de temps à leur concentrer ou de procrastiner pour faire passer d’autres activités avant. Lorsque c’est écrit dans son planning parce que le lundi matin, ou le mardi toute la journée, on a prévu un créneau pour faire telle tâche, on aura moins tendance à la repousser.

Honnêtement, c’est une technique que j’adore, et je suis beaucoup plus rapide, productive et satisfaite lorsque j’ai écrit 4 Newsletters à la suite et que mon mois est bouclé plutôt que lorsque je dois écrire la Newsletter la semaine ou le week-end juste avant de l’envoyer et ça, chaque semaine.

Les inconvénients?

Si on n’aime pas faire la même tâche sur un temps déterminé (parfois plusieurs heures), c’est compliqué.

Si on n’est pas organisé et qu’on n’a pas de planning pré-établi, on ne peut pas avancer sur ses tâches, ou plus difficilement (tout dépend de ses activités).

Dans une moindre mesure, vous pouvez prévoir une ou deux journées par mois pour vous consacrer à une tâche précise: administratif, réseaux sociaux, mails, visuels, écrire un ebook, faire de la paperasse. C’est aussi du Batch Working mais avec plus de flexibilité.

Comment s’organiser?

Pour pouvoir organiser ses journées/demi-journées ou créneaux à thème, il faut d’abord faire une liste de tout ce qu’il y a à faire sur une semaine : visuels, écriture, articles, paperasse, compta, commandes… et ensuite les placer dans des créneaux ou sur des journées précises. Vous pouvez regrouper des activités sur un même thème et donc un même créneau car elles sont similaires. Par exemple tout l’administratif tel jour (compta, papiers…), les réseaux sociaux à un autre moment, la création de contenu un autre jour…

A vous donc de l’adapter à votre activité, je dirais même à vos activités, à vos besoins et à ce qui vous correspond le mieux. En fonction de vos projets, cette organisation et votre planning peuvent changer, et certaines activités peuvent prendre plus de place que d’autres. C’est normal. Cette méthode est plutôt flexible, mais permet de ne pas mettre de côté une activité. Ce qu’on a tendance à faire lorsqu’on est accaparé par un projet précis.

Alors convaincu par la méthode? Vous l’utilisez? Vous avez envie de la tester?

A bientôt,

Audrey
Rêve d’Auteur

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